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Hilfe & Anleitungen

So funktioniert wedding day.me

Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu jeder Funktion und Antworten auf häufige Fragen. Alles auf einer Seite.

Womit anfangen?

  1. Grunddaten: Namen, Feiern und bekannte Termine eintragen.
  2. Planung: Gäste anlegen, Budgetrahmen festlegen und die Checkliste öffnen.
  3. Webseite: Entwurf gestalten, Gästevorschau kontrollieren und anschließend veröffentlichen.

Erste Schritte

Kostenlos starten & Grunddaten anlegen＋
  1. Registriert euch und tragt eure Namen ein. Wählt anschließend eure Feiern, zum Beispiel Standesamt und Fest.
  2. Ergänzt bekannte Termine, die ungefähre Gästezahl und euren Budgetrahmen. Offene Angaben könnt ihr später in den Einstellungen ergänzen.
  3. Öffnet den Planer. Beginnt mit der Checkliste, legt Gäste an und tragt die ersten Kosten ein.
  4. Gestaltet eure Hochzeitswebseite als Entwurf. Kontrolliert die Gästevorschau und veröffentlicht erst danach die Webseite, deren Adresse ihr teilen möchtet.
Werden meine Eingaben gespeichert?＋
  1. Im angemeldeten Planer zeigt der Speicherstatus, ob die letzten Änderungen auf dem Server gesichert sind. Bei Verbindungsfehlern wartet ihr auf die Bestätigung oder versucht es erneut.
  2. Die Gestaltung unter „Eure Webseite“ wird als privater Entwurf gespeichert. Erst „Veröffentlichen“ übernimmt die Webseitenkonfiguration und Adresse.
  3. Plant ihr gleichzeitig, beachtet Hinweise auf einen neueren Serverstand. Änderungen an Terminen, Menüs und anderen Planungsdaten folgen weiterhin der normalen Planerspeicherung.
Mit wenig Vorlauf planen＋
  1. Die Checkliste bietet eine kompakte Ansicht für eine kurze Planungszeit. Klärt zuerst Termin, Ort, Gästeumfang und die dafür benötigten Dienstleister.
  2. Empfohlene Zeitpunkte sind Planungsvorschläge. Verbindliche Fristen ergeben sich aus euren Vereinbarungen und den Angaben der zuständigen Stelle.
  3. Bereits eingetragene Fälligkeiten, Zuständige und erledigte Aufgaben bleiben erhalten. Neue Vorlagetexte ersetzen eure gespeicherten Aufgaben nicht.
  4. Entscheidet bewusst über optionale Punkte wie Gastgeschenke, Reise oder Eröffnungstanz. Nutzt den Filter, wenn ihr euch auf die übrigen Aufgaben konzentrieren möchtet.

Gäste & Zusagen

Gäste anlegen und verwalten＋
  1. Öffnet „Gäste & Zusagen“ und legt eine Einladung mit Namen an. Ergänzt bei Bedarf Gruppe, E-Mail und Menü.
  2. Tragt Begleitungen und Kinder in den dafür vorgesehenen Feldern ein und ordnet die Einladung den passenden Feiern zu.
  3. Zu- und Absagen über eure Hochzeitswebseite erscheinen in der Gästeliste. Filtert die Liste nach Antworten, Gruppen oder fehlenden E-Mail-Adressen.
  4. Exportiert die Liste als CSV-Datei, wenn ihr sie in Excel bearbeiten möchtet.
Gästeliste aus Excel importieren＋
  1. Speichert eure Excel-Tabelle als CSV-Datei mit einer Kopfzeile. Nutzt für spätere Änderungen möglichst den eigenen CSV-Export des Planers.
  2. Wählt die Datei unter „CSV-Import“. Die Vorschau zeigt die erkannten Spalten und Zeilen; eure Gästeliste bleibt dabei unverändert.
  3. Kontrolliert Namen und Zuordnungen. Wählt je Zeile Hinzufügen, Aktualisieren oder Überspringen. Gleiche Namen können unterschiedliche Personen sein.
  4. Übernehmt die ausgewählten Änderungen erst nach der Kontrolle. Prüft anschließend die Gäste- und Tischansicht.
Einladungen, Erinnerungen & Danksagungen＋
  1. Hinterlegt die E-Mail-Adressen eurer Gäste und öffnet die Texte für Einladung, Erinnerung oder Danksagung.
  2. Bereitet den Text vor und kontrolliert Empfänger und Vorschau. Eine Textvorlage, Kopieren und die Vorschau versenden keine Nachricht.
  3. Wählt die angebotene Versandaktion ausdrücklich. Öffnet sich euer Mailprogramm, sendet ihr die Nachricht dort selbst.
  4. Kontrolliert die Versandrückmeldung. Ein geöffneter E-Mail-Entwurf bestätigt noch keinen Versand.
Gästetexte vorbereiten＋
  1. Öffnet in der Gästeverwaltung die Texte für Einladung, Erinnerung oder Danksagung.
  2. Wählt bei Bedarf eine Textvorlage und kontrolliert die Vorschau. Ersetzt die markierten Platzhalter durch eure tatsächlichen Angaben; eigene Texte werden erst durch eure ausdrückliche Übernahme geändert.
  3. Die Platzhalter {gast}, {paar} und {link} werden für den jeweiligen Gast und eure Webseite eingesetzt. Ergänzt nur bestätigte Termine, Kontakte und Rückmeldefristen.
  4. Vorschau, Kopieren und Vorlagenübernahme versenden keine Nachricht. Versendet wird nur über eine ausdrücklich gewählte Versandaktion oder anschließend im geöffneten Mailprogramm.
  5. Wenn sich euer Mailprogramm öffnet, kontrolliert Empfänger und Text und sendet dort selbst. Ein vorbereiteter Entwurf ist keine Zustellbestätigung.
Gäste aus CSV kontrolliert übernehmen＋
  1. Wählt eine CSV-Datei in der Gästeverwaltung aus. Der Import zeigt zunächst eine Vorschau und ändert noch keine Gäste.
  2. Kontrolliert die erkannten Spalten, Namen, Zusagen und Feierzuordnungen. Für einen späteren Rundlauf verwendet ihr den eigenen CSV-Export des Planers.
  3. Prüft vorhandene oder mehrdeutige Einträge und entscheidet bewusst, ob ihr hinzufügen, aktualisieren oder überspringen möchtet. Gleiche Namen müssen nicht dieselbe Person bezeichnen.
  4. Übernehmt die ausgewählten Zeilen erst nach der Kontrolle. Begleitungen, Kinder, Menüwünsche, Tisch- und Feierzuordnungen werden nur anhand der zugeordneten Angaben übernommen.
  5. Kontrolliert anschließend Gäste- und Tischansicht. Nicht ausgewählte Einträge bleiben erhalten.

Tischplan

Sitzordnung erstellen＋
  1. Wählt zuerst die Feier. Legt dafür Tische und Bereiche wie Tanzfläche oder Buffet an.
  2. Wählt einen Tisch und setzt zugesagte Gäste auf freie Plätze. Am Computer könnt ihr Personen auch auf einen Platz ziehen.
  3. Wählt an einem normalen Tisch eine Gästegruppe, um deren zugesagte Einladungen gemeinsam zu setzen oder umzusetzen. Der gesamte zusätzliche Platzbedarf muss passen. Kinder, die bereits am Kindertisch sitzen, bleiben dort.
  4. Mit Sitzregeln legt ihr fest, wer zusammen oder nicht zusammen sitzen soll; der Planer warnt bei Konflikten. Über „Zurück“ könnt ihr die gesamte Gruppenaktion rückgängig machen.
  5. Kontrolliert Personen ohne Platz und exportiert den Plan als Raumplan oder Sitzliste.
Namenskarten und Sitzliste drucken＋
  1. Öffnet im Tischplan den Exportdialog und wählt Namenskarten oder die alphabetische Gästeliste.
  2. Kontrolliert die gewählte Feier, vollständige Namen und Tischzuordnungen. Begleitungen und Kinder werden als eigene Personen berücksichtigt.
  3. Die Gästeliste zeigt auch Personen ohne Tisch und unklare Zuordnungen. Klärt diese Fälle, bevor ihr Namenskarten verteilt.
  4. Prüft die Druckvorschau des Browsers. Für Namenskarten verwendet ihr A4 und schneidet die Karten entlang der Linien aus.

Budget

Budget planen und auswerten＋
  1. Legt Kategorien mit Kostenpositionen an, jede einer Feier zuordenbar.
  2. Die Auswertung zeigt die Ausgaben je Kategorie als Diagramm und die Kosten pro Gast.
  3. Exportiert alles als CSV für Excel.
Budget planen und Zahlungen erfassen＋
  1. Ordnet Kostenpositionen einer Kategorie und einer Feier zu. Geplant, beauftragt und bezahlt sind unterschiedliche Angaben; bei alten Positionen wird kein Zahlungsstatus geraten.
  2. Tragt den Gesamtpreis, bereits gezahlte Beträge einschließlich Anzahlung und eine vereinbarte Anzahlung getrennt ein. Die Anzahlung ist ein Teil des Gesamtpreises und wird nicht zusätzlich auf die Kosten aufgeschlagen.
  3. Erfasst eine Fälligkeit anhand eurer Vereinbarung. Fehlende Zahlungsangaben bleiben offen; die Zahlungsübersicht zeigt die tatsächlich erfassten Beträge.
  4. Eine Trinkgeldposition legt ihr nur an, wenn ihr sie selbst planen möchtet. Entscheidet frei über Betrag und Empfänger.
  5. Kontrolliert eure Kategorien und Zahlungsangaben vor dem Export. Vereinbarte Fristen und eure eigenen Einträge haben Vorrang vor Vorlagen.

Hochzeitswebseite

Eigene Hochzeitswebseite gestalten＋
  1. Öffnet „Eure Webseite“ und folgt den Schritten Vorlage, Daten, Bilder und Texte, Vorschau und Veröffentlichung.
  2. Klickt Texte oder Bilder direkt in der echten Gästevorschau an. Im Seitenaufbau sucht und filtert ihr Abschnitte, verschiebt sie und öffnet ihre Einstellungen. Ausgeblendete Abschnitte bleiben zum Bearbeiten erreichbar.
  3. Wechselt über die Geräteauswahl zwischen Desktop und Handy. Bildausschnitte könnt ihr für beide Ansichten getrennt festlegen.
  4. Mit Rückgängig/Wiederholen korrigiert ihr Entwurfsänderungen. Frühere Veröffentlichungen könnt ihr als Entwurf wiederherstellen.
  5. Testet die Gästeansicht. Einsendungen werden dort nur simuliert. Kontrolliert die Hinweise vor der Veröffentlichung und teilt anschließend die öffentliche Adresse oder den QR-Code.
Webseite vor dem Teilen kontrollieren＋
  1. Der Veröffentlichungscheck nennt fehlende Informationen und technisch ungültige Eingaben. Über den jeweiligen Hinweis springt ihr zum passenden Feld oder zu den Planungsdaten.
  2. Optionale Inhalte dürfen leer bleiben. Ungültige Adressen und ein eingeschalteter Passwortschutz ohne Passwort müssen vor der Veröffentlichung korrigiert werden.
  3. Kontrolliert die Handy- und Desktopvorschau und testet die Gästeformulare. Externe Links werden anhand ihres Formats bewertet; ihre Erreichbarkeit wird nicht automatisch getestet.
  4. Veröffentlicht den Entwurf ausdrücklich. Ein verborgenes Ablaufnotizfeld wird nicht an die öffentliche Gastseite übertragen.
Gästelinks und QR-Karten erstellen＋
  1. Wählt unter Adresse, QR und Teilen die Gästewebseite oder eine verfügbare Gästeaktion: Musikwünsche, Hochzeitsbuch, Gästekamera oder Geschenke.
  2. Prüft die angezeigte Zieladresse. Der QR-Code und die druckbare Karte führen zu demselben gewählten Ziel.
  3. Buch und Kamera erscheinen, wenn entsprechende Galerien für die Webseite verfügbar sind. Ein Seiten- oder Galeriepasswort teilt ihr getrennt mit.
  4. Den DJ-Zugang verwaltet ihr weiterhin unter Musik & DJ. Private DJ- und Planerzugänge gehören nicht auf öffentliche Gästekarten.
Texte für eure Webseite vorbereiten＋
  1. Wählt im Webseiteneditor eine Schreibhilfe für eure Geschichte, Anreise, Kleidung, Kinder oder häufige Fragen.
  2. Die Vorlagen bieten ein Gerüst. Ersetzt markierte Platzhalter durch eure eigenen Worte und bestätigte Angaben; persönliche Erlebnisse werden nicht vorgegeben.
  3. Entscheidet bei Geschichte, Dresscode und FAQ ausdrücklich zwischen Ergänzen und Ersetzen. Anreise und Kinder legen einen neuen Abschnitt an. Kontrolliert die Änderung in der Vorschau und nutzt bei Bedarf Rückgängig.
  4. Prüft insbesondere Adressen, Zeiten, Kontakte, Parkmöglichkeiten und zugesagte Angebote für Kinder. Teilt nur, was ihr mit euren Gästen veröffentlichen möchtet.
  5. Kontrolliert verbleibende Platzhalter und die Handyansicht vor der Veröffentlichung. Das Anwenden einer Vorlage veröffentlicht noch keine Webseite.

Fotos & Geschenke

Foto-Galerie mit Gäste-Upload＋
  1. Legt eine Galerie mit eigenem Link an.
  2. Gäste laden ihre Fotos hoch – ihr gebt jedes Bild einzeln frei.
  3. Download einzeln, als Auswahl oder als ZIP, mit oder ohne dezentes Wasserzeichen.
Geschenkeliste & Geldgeschenke＋
  1. Legt Wünsche mit Bild und Link an – oder ein Geldgeschenk mit frei wählbarem Betrag.
  2. Gäste reservieren über eure Webseite, damit nichts doppelt kommt.
  3. Wer was reserviert hat, seht nur ihr – und auch das erst im Notfall.
Handykamera und Hochzeitsbuch für Gäste＋
  1. Legt unter „Galerien & Fotos“ eine Gäste- oder Buchgalerie an und teilt deren Link.
  2. Gäste können am Handy ein Foto aufnehmen oder mehrere vorhandene Dateien auswählen. Der Selbstauslöser bietet eine Aufnahme sofort oder nach 3 beziehungsweise 10 Sekunden; ein laufender Countdown kann abgebrochen werden.
  3. Sendet ein Sofortbild direkt oder fügt es zur Auswahl hinzu, um weitere Aufnahmen zu sammeln. Die Auswahl umfasst höchstens 10 Dateien und insgesamt 80 MB Ausgangsdateien; Videos bleiben auf 8 MB pro Datei begrenzt.
  4. Öffnet einzelne Aufnahmen über „Prüfen“ in der größeren Vorschau. Ihr könnt zwischen den Dateien wechseln und einzelne Einträge entfernen. Videos starten erst über die Wiedergabeschaltfläche; das Prüfen sendet keine Beiträge.
  5. Beim Senden zeigt der Fortschritt die bestätigten Beiträge. Nach einem Fehler werden nur die verbleibenden Dateien erneut gesendet; die Auswahl bleibt nur in diesem Fenster erhalten.
  6. Im Hochzeitsbuch sind auch Grüße, Videos und Sprachnachrichten möglich. Eine beendete Sprachaufnahme bleibt als Entwurf zum Anhören, Senden oder Verwerfen. Bei einem Übertragungsfehler kann derselbe Entwurf erneut gesendet werden. Beim Verlassen der Seite gehen ungesendete Entwürfe verloren.
  7. Gebt eingegangene Beiträge im Planer frei. Unbestätigte Beiträge erscheinen noch nicht in der öffentlichen Galerie.
Fotoideen und Buchfragen nutzen＋
  1. Gäste können die Fotoideen oder Leitfragen freiwillig öffnen. Die Vorschläge sind lokal auf der Webseite verfügbar und starten keine Aufnahme.
  2. Wählt ein Motiv oder eine Frage und übernehmt den Vorschlag bewusst in den Entwurf. Bereits geschriebene eigene Worte bleiben erhalten.
  3. Fotografiert gemeinsam nur, wenn die Beteiligten mitmachen möchten. Eine Aufgabe verpflichtet niemanden zu einer Aufnahme oder einem Beitrag.
  4. Für Buchgalerien könnt ihr als Paar eigene Einleitungs- und Schlusstexte verwenden. Kontrolliert diese gastseitigen Texte vor dem Teilen des Buchlinks.
  5. Aufnahme, Auswahl und Nachricht bleiben bis zur ausdrücklich gewählten Sendeaktion ein Entwurf. Bei einem Vorlagen-Ladefehler könnt ihr die bestehenden Kamera- und Buchfunktionen weiter nutzen.

Musik & Termine

DJ-Wunschliste＋
  1. Gäste wünschen Songs über eure Webseite oder den Musikwünsche-Link und stimmen ab.
  2. Unter „Musik & DJ“ plant ihr Musikabschnitte, besondere Titel, Richtungen und No-Gos. Bereitet das Briefing für euren DJ vor.
  3. Teilt den eigenen DJ-Link. Die DJ-Ansicht bietet Suche, Statusfilter, eine Warteschlange und den Aktualisierungsstatus.
  4. Im Fokusmodus arbeitet der DJ mit der Warteschlange und dem ausgewählten Titel. Vollbild ist eine zusätzliche Ansicht, sofern der Browser es unterstützt.
  5. Der DJ kann Wünsche planen, als gespielt markieren oder ablehnen und die letzte eigene Aktion rückgängig machen. Der Link gibt keinen Zugang zum Planer.
DJ-Zugriff erneuern oder widerrufen＋
  1. Öffnet als Eigentümer „Musik & DJ“ und den Bereich DJ-Freigabe.
  2. Erneuert den DJ-Link, wenn ihr den Zugang neu vergeben möchtet. Der vorherige Schlüssel verliert seine Gültigkeit.
  3. Beim Widerruf endet der Zugang über den bisherigen Link. Ein neuer Zugang muss anschließend wieder freigegeben werden.
Hochzeitstag im Blick behalten＋
  1. Öffnet „Hochzeitstag“ und wählt die Feier aus, deren Tagesablauf ihr sehen möchtet.
  2. Die Übersicht führt vorhandene Programmpunkte und Musikabschnitte zusammen. Bei einem heutigen Termin nennt sie den zuletzt begonnenen und den nächsten Programmpunkt. Ohne geplante Endzeit lässt sich daraus nicht ablesen, ob ein Programmpunkt noch läuft.
  3. Kontakte und Hinweise erscheinen aus den freigegebenen Bereichen eurer Planung. Mitplaner sehen nur die Inhalte, für die sie Rechte haben.
  4. Ändert Zeiten, Musik und Dienstleister weiterhin im jeweiligen Planungsbereich. Die Tagesansicht verwendet diese vorhandenen Daten.
Ablaufvorlagen an euren Tag anpassen＋
  1. Wählt im Zeitplan eine Vorlage, die zu eurer Feier passt. Die Uhrzeiten und Dauern sind veränderbare Ausgangspunkte; stimmt sie mit euren Dienstleistern und der Location ab.
  2. Ergänzt passende Bausteine und plant Vorbereitung, Wege, Puffer und Heimfahrt mit ein. Optionale Traditionen könnt ihr weglassen.
  3. Tragt Endzeiten und den passenden Tag ein. Ein Punkt um 00:00 nach der abendlichen Feier gehört ausdrücklich zum Folgetag.
  4. Organisatorische Angaben wie Ort, Zuständigkeit und Puffer bleiben intern. Das Notizfeld kann bei aktivierter Freigabe für Gäste sichtbar sein; persönliche Absprachen gehören in die internen Felder. Musiknotizen bleiben im geschützten DJ-Briefing.
  5. Kontrolliert den Zeitplan, die Tagesansicht und die Gästevorschau. Beim Laden einer Vorlage könnt ihr den zuvor gesicherten Ablauf wiederherstellen.
DJ-Technik und Übergabe vorbereiten＋
  1. Öffnet das DJ-Briefing in der Musikplanung und wählt bei Bedarf eine Technik- oder Übergabevorlage.
  2. Ergänzt Aufbauzeit, Zufahrt, Standort, Stromversorgung, Mikrofone und die mit Location und DJ bestätigten Anforderungen.
  3. Haltet Reden, Musikpausen, besondere Titelversionen und die Person fest, die Änderungen am Tag mit dem DJ abstimmt.
  4. Entscheidet ausdrücklich über Ergänzen oder Ersetzen vorhandener Angaben und kontrolliert das private Briefing vor der Übergabe.
  5. Teilt den geschützten DJ-Link oder die vorhandene Druckausgabe. Interne Absprachen gehören nicht auf die öffentliche Gästewebseite.
Freie Termine bei einer Location anfragen＋
  1. Legt eine Terminabfrage an und schickt den Link an Location oder Standesamt.
  2. Die Location trägt ihre freien Termine ein; ihr seht die Antworten im Planer und übernehmt einen per Klick.

Dienstleister

Dienstleister vergleichen und Unterlagen zuordnen＋
  1. Bearbeitet die vorhandenen Kontaktdaten, Kosten und den Status eurer eigenen Dienstleister.
  2. Nutzt die Vorlagen für Location, Catering, Fotografie oder Floristik als Gesprächsgrundlage. Ergänzt euren Bedarf und vergleicht Angebote anhand derselben Leistungs- und Kostenfragen.
  3. Haltet bestätigte Absprachen getrennt von offenen Fragen fest. Eine Vorlage ist keine Zusage des Anbieters.
  4. Ordnet vorhandene Dokumente bei Bedarf einem Dienstleister oder einer Aufgabe zu und erfasst eine tatsächlich vereinbarte Frist.
  5. Kontrolliert verknüpfte Unterlagen nach Änderungen an Aufgaben oder Dienstleistern. Dokumente und interne Zahlungsangaben bleiben im privaten Planungsbereich.

Team

Trauzeugen & Familie einbinden＋
  1. Ladet Personen per Link ein und vergebt pro Person Rechte (wer darf Gäste, Budget, Tischplan … sehen).
  2. Die eingeladene Person registriert sich kostenlos und sieht nur die freigegebenen Bereiche.

Häufige Fragen

Was kostet der Planer?＋

In der Startphase ist alles kostenlos – ohne Zahlungsdaten. Später wird wedding day.me für neue Registrierungen kostenpflichtig. Im Planer gibt es außerdem eine freiwillige Spendenfunktion.

Brauchen unsere Gäste ein Konto?＋

Nein. Gäste sagen über eure Hochzeitswebseite zu und laden Fotos hoch – ganz ohne Registrierung. Nur ihr als Paar und euer Team habt Zugänge.

Können wir Standesamt und Fest getrennt planen?＋

Ja. Bis zu vier Feiern (Standesamt, kirchlich, freie Trauung, Fest) mit eigener Gäste-Zuordnung, Tischplänen, Zeitplänen und Budgets – auf Wunsch mit eigener Webseite pro Feier.

Wo liegen unsere Daten?＋

Der Planer speichert seine Daten über Wix. Euer Konto erhält Zugang zu eurer Hochzeit; Mitplaner sehen die freigegebenen Bereiche. Gäste- und DJ-Links haben eigene Zugriffsregeln.

Können mehrere Personen gleichzeitig planen?＋

Ja. Ladet Partner, Trauzeugen und Eltern ein und vergebt Rechte pro Bereich. Achtet beim gleichzeitigen Bearbeiten auf den Speicherstatus und Hinweise auf einen neueren Serverstand.

Wir kennen unser Datum noch nicht – geht das trotzdem?＋

Klar. Lasst das Datum einfach frei; der Countdown zeigt dann „Termin offen“. Über die Terminabfrage könnt ihr Locations nach freien Terminen fragen und einen übernehmen.

Kann ich alles exportieren?＋

Ja – Gästeliste und Budget als CSV/Excel, den Tischplan und den Zeitplan zum Drucken sowie die Termine als Kalenderdatei (.ics).

Wer steckt hinter wedding day.me?＋

wedding day.me ist ein Projekt von hnvr.me, der Agentur für Marketing, Web und Eventtechnik aus Hannover. Ihr bekommt echten Support von Menschen, die auch Fotoboxen aufbauen und wissen, wie Feiern laufen.

Bereit? Plant es entspannt.

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